Документы для начисления заработной платы

Документальное оформление начисления заработной платы. Налоги и бухг

Документы для начисления заработной платы

5.1. Документирование при повременной форме оплаты труда

Штатное расписание.Это организационно-распорядительный документ, в котором приведены организационная структура, перечень должностей на предприятии с указанием количества работников, занимающих такие должности, и размеров должностных окладов.

Типовая форма штатного расписания утверждена только для бюджетных учреждений и организаций.

Предприятия и организации других форм собственности разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д.

Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять форму штатного расписания, утвержденную «бюджетным» приказом№ 57.

В общем случае штатное расписание содержит гриф утверждения, заголовок и текст.

В тексте указывают:

— наименование структурных подразделений;

— наименование должностей (профессий);

— количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);

— размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности;

— месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.

Штатное расписание, как правило, вводят в действие с начала календарного года приказом руководителя предприятия, и действует оно в течение всего года

Более подробно о составлении и утверждении штатного расписания см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 24.

Табель учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени.

Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489.

Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений.

При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме табеля.

Имейте в виду: табель учета использования рабочего времени ведется всеми юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них работников. Также уместно вести табель физическим лицам — предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных работников зависит от отработанного времени.

Табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивают табельный номер

В случае увольнения работника или перевода в другой цех (отдел) не спешите присваивать его табельный номер другому. Во избежание возможной путаницы выждите как минимум 3 года.

Каждого работника включают в табель, как правило, один раз. Исключение — внутренние совместители. Их в табеле указывают дважды: для отражения времени основной работы и времени работы по совместительству.

Табель учета использования рабочего времени оформляют в одном экземпляре за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).

В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании должным образом оформленных документов по учету личного состава.

Что это за документы? Это приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Заполненный табель учета использования рабочего времени должен подписать руководитель подразделения.

Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле одним из двух следующих способов:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:

одна — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

вторая — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

5.2. Документирование при сдельной форме оплаты труда

Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ, зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации выполнения самих работ. Так, это может быть:

— рапорт о выработке и приемке работ;

— маршрутный лист (маршрутная карта);

— ведомость о выработке;

— наряды и другие документы.

Нормативными актами формы этих документов не утверждены, поэтому многие предприятия применяют старые добрые формы, разработанные еще во времена СССР.

В каких же случаях следует использовать перечисленные документы

Сейчас разберемся.

Рапорт о выработке. Этот документ применяют в условиях поточно-массового производства на конвейерных линиях с регламентированным ритмом работы и на поточных линиях со свободным ритмом при условии закрепления операций за каждым рабочим.

Согласно рапорту осуществляют ежедневный прием выработки бригады (конвейера) в течение отчетного месяца. Расчет заработной платы рабочего (члена бригады) выполняют на оборотной стороне рапорта.

Выработку рабочих (бригады) учитывают и оплачивают за годные изделия, принятые на конечной операции по полной суммарной расценке всех фактически выполненных операций, закрепленных за рабочим (бригадой).

Маршрутный лист (маршрутная карта). Его применяют в серийном производстве, где движение деталей в процессе обработки осуществляется заранее сформированными партиями.

Маршрутный лист (маршрутная карта) является документом, сопровождающим партию деталей в процессе производства по операциям их обработки в цехах. Его предварительно выписывают на партии деталей в соответствии с графиком их запуска в производство, технологическими картами и т. п. Обратите внимание:

операции в маршрутном листе перечисляют в той же последовательности, в которой они предусмотрены в технологических картах

Каждая партия деталей проходит все операции согласно маршрутному листу. Однако в отдельных случаях партия деталей в процессе работы может быть распределена на две — три более мелкие партии. При этом на вновь выделенную партию выписывают отдельный (дополнительный) маршрутный лист.

В зависимости от условий работы предприятия маршрутные листы могут «работать в паре» с рапортами о выработке продукции за смену.

В этом случае сменный рапорт выполняет роль расчетного документа, в который из маршрутных листов записывают результаты технической приемки продукции по каждой операции.

Применение сменных рапортов позволяет осуществлять оперативный анализ работы каждого рабочего и всего участка в целом в соответствии со сменным производственным заданием.

В конце отчетного периода подсчитывают размер оплаты по каждому наименованию (номеру) детали и операции на весь выпуск продукции, а также сумму заработной платы каждого рабочего согласно выработке, указанной в рапорте.

Наряд на сдельную работу. Этот документ целесообразно применять на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным типами производства, для учета выполненных ремонтных работ и отдельных разовых заказов.

В этом случае производственное задание выдают в виде наряда на сдельную работу на одну смену или на более продолжительный срок. В нем указывают объемы работы и нормы времени на их выполнение. Заметьте: выписку нарядов на сдельную работу проводят до начала работы на основе технологических карт или других технических документов и согласно планируемым объемам производства.

Наряды на сдельную работу могут быть:

1) индивидуальными (выдаваемыми на одного работника);

2) коллективными (выдаваемыми на группу (бригаду) рабочих).

Во время выполнения задания в наряде отмечают заключение о технической приемке работы. В этом случае подсчет суммы заработка, причитающегося рабочему, осуществляют путем умножения количества изготовленной продукции (деталей, изделий) на установленную расценку.

С целью сокращения документации и повышения контрольных функций учета можно применять накопительные наряды, которые действуют в течение длительного времени

Путевой лист. Для начисления заработной платы водителям легковых и грузовых автомобилей можно использовать путевые листы.

На сегодняшний день типовые формы путевых листов для легкового и грузового автомобилей отменены, как и обязательность их применять и предъявлять правоохранительным органам. Однако субъекты хозяйствования по своему усмотрению могут применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов.

Но имейте в виду: они должны содержать обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996*.

5.3. Другие документы для начисления заработной платы

Перечисленные в подразделах 5.1 и 5.2 документы применяют для начисления основной заработной платы работников. Но часто бывает, что работникам необходимо начислить дополнительную заработную плату. Какие документы для этого нужны?

Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.

Для разграничения учета расходов на оплату труда по нормам и учета отклонений от норм при расчете сумм доплат возможно применение:

листка на доплату — в случае осуществления предусмотренных на предприятии доплат к действующим нормам и расценкам;

наряда на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной полосой по диагонали бланка наряда) — при осуществлении оплаты дополнительных операций, не пре­дусмотренных установленным технологическим процессом.

В этих документах указывают причины доплат и дополнительных работ, а также фамилии лиц, ответственных за их выполнение.

Для документального оформления начислений оплаты труда по среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в командировке) составляют соответствующие расчеты. Но учтите: чтобы такому расчету придать статус первичного документа, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные илирасчетно-платежные ведомости.

На сегодняшний день приказом № 489 утверждены расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6 и расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7. Однако они уже изрядно устарели и являются не очень удобными для использования.

Поэтому рекомендуем разработать собственную усовершенствованную форму расчетной (расчетно-платежной) ведомости.

выводы

  • Основаниями для начисления основной заработной платы работникам с повременной формой оплаты труда являются штатное расписание и табель учета использования рабочего времени.
  • Для работников-сдельщиков начисление основной заработной платы осуществляют на основании документов по учету выработки: рапорта о выработке и приемке работ, маршрутных листов (маршрутных карт), ведомости о выработке, нарядов, путевых листов и др.
  • Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и пр.
  • Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости.

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2016/june/issue-50/article-18958.html

Документы для начисления заработной платы | Сфера закона

Документы для начисления заработной платы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Документы для начисления заработной платы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Основанием для начисления заработной платы являются документы, которые оформляются при приеме сотрудника на работу. К ним относится трудовой договор (контракт) и приказ о приеме на работу. Один экземпляр приказа (или выписка из приказа) поступает в бухгалтерию, где на его основании на сотрудника открывается лицевой счет и заводится личная карточка.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Блог бухгалтера-практика и юриста-аналитика

Общая суммаудержаний из заработной платы работника в текущем месяце заносится вграфу 46. В графе 49 отражается сумма к выплате за каждый месяц, котораяравна разности сумм в графах 37 и 46, для чего из общей суммы начислений(графа 37) вычитается сумма удержаний (графа 46).

Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, аплатежная ведомость используется для выплаты заработной платы.
Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем.

Расчет заработной платы: Трудовой кодекс, налоги и сборы, особенности начисления

Общая сумма удержаний из заработной платы работника в текущем месяце заносится в графу 46. В графе 49 отражается сумма к выплате за каждый месяц, которая равна разности сумм в графах 37 и 46, для чего из общей суммы начислений (графа 37) вычитается сумма удержаний (графа 46). Задолженность по заработной плате отражается в графах 47 и 48.

Как пересчитать средний заработок, если повысились оклады, но в средний заработок входят премия или доплата?

В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

Расчет основной части зарплаты не описан законодательством подробно, поэтому работодатель может двигаться здесь с достаточно большой степенью свободы.

Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.

Начинаем новую тему, посвященную учету труда и заработной платы на предприятии. Прежде, чем перейти к проводкам и вычислениям различных удержаний и налогов с заработной платы, хочу представить немного теории, посвященной этой теме. Теория, конечно, не всегда бывает интересна, но все же необходима, так что советую прочитать.

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2019 году. Возникновение потребности ведения бухучета . Основные нормы в документообороте.

На государственных предприятиях система оплаты труда сотрудников и порядок расчета заработной платы определяется государством, а на частных – владельцем. При этом независимо от типа организации, оплачивать работу сотрудников нужно в полном соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. На сегодняшний день существует повременная и сдельная формы оплаты труда.

Скажите, какие трудности могут быть у отдела кадров и бухгалтерии, если выясняется, что сотрудница поменяла фамилию, выйдя замуж, но не сообщила об этом работодателю. Отчисления зарплаты производились без учета смены фамилии и документов более года.

На государственных предприятиях система оплаты труда сотрудников и порядок расчета заработной платы определяется государством, а на частных – владельцем. При этом независимо от типа организации, оплачивать работу сотрудников нужно в полном соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. На сегодняшний день существует повременная и сдельная формы оплаты труда.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В графе 33указывается сумма оплат из средств организации коммунально-бытовых услуг,товаров (работ, услуг), питания, путевок на лечение, обучения, подарков идругие социальные выплаты. В графах 34 — 36 показываются данные опособиях по временной нетрудоспособности.

Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда Постановление Госкомстата России N 1 не предусматривает. Все необходимые формы организация должна разработать и утвердить самостоятельно, используя накопленный опыт работы по данному виду деятельности.

Реализован быстрый ввод проводок методом типовых операций , в основу которого положена типовая корреспонденция проводок.

А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному, поэтому мы подробно рассмотрим порядок заполнения только одной из форм — лицевого счета.

Бухгалтерские документы подтверждающие выплату заработной платы

Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

Заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Учет труда и заработной платы на предприятии

Используется наряд, маршрутные листы, а также иные справки. Следует указывать данные, позволяющие определить характер выполняемой деятельности. Пишутся часы работы, количество изготовленной продукции, характер трудовой деятельности, размер вознаграждения, заработанного каждым специалистом.

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Как правило, большинство организаций выплачивают сотрудникам аванс заработной платы и саму заработную плату, хотя Трудовой кодекс говорит именно о выплате заработной платы два раза в месяц.

Другие документы для расчета заработной платы

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

Срок хранения платежной документации достаточно длительный. Пятьдесят лет следует хранить документацию по личному составу. Срок утвержден ст. 22.1 Закона «Об архивном деле».

Если же условия работы отличаются, это регулируется надбавками и доплатами. Например, если один из работников работает в Москве, а другой в Нижневартовске, то условия у второго сотрудника хуже, чем у первого, и применяются надбавки за климатические условия.

Важно! В небольших фирмах зачастую начисляет и выплачивает зарплату один и тот же человек, поэтому имеет смысл объединить документы по учету труда одной ведомостью. Используется форма Т-49.

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени пребывания и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость.

Расчет зарплаты. Принципы и нормативные акты

Поговорим о нормативных документах, которые описывают расчет зарплаты. Их не так много.

Несколько видов ведомостей может использовать предприятие. Важно правильно отразить их использование в учетной политике. Расчетные ведомости по форме Т-51 используется для начисления заработной платы.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Источник: https://loudsoundkazan.ru/subsidii/3257-dokumenty-dlya-nachisleniya-zarabotnoy-platy.html

Документы по зарплате

Документы для начисления заработной платы

(для расчета, начисления, удержаний и т.п.)

Тема: Учет зарплаты (Облік зарплати).

Расчет зарплаты и ее начисление происходит с использованием различных первичных документов.

БОНУС:  Скачайте справочник “Зарплата”.

Для начисления зарплаты используются такие данные:

01) для работников, находящихся на повременной (почасовой) форме оплаты труда, расчет пpоводится на основании данных о фaктически отработанном времени, с выделением сверхурочных часов работы, чaсов работы в ночное время, чaсов работы в пpаздничные и выходные дни;

02) для работников, находящихся нa сдельной форме оплаты труда, pасчет проводится исходя из информации о выработке продукции или объеме работ, о сверхурочных часах работы, чaсах работы в ночное время, часах работы в праздничные и выxодные дни.

При расчете cуммы оплаты труда работников могут использоваться следующие документы по зарплате и учету труда.

01. Штатное расписание. В нем перечисляются подразделения предприятия, по подразделениям – должности с указанием кода классификатора профессий, количества штатных eдиниц, должностного оклада с надбавками. Штатное расписание утверждается приказом за подписью собственника или уполномоченного им лица.

Пpи этом определения понятия «штатное расписание» в законодательстве не существует (оно упоминается в некоторых ведомственных документах, в которых под штатным расписанием понимается перечень должностей в учреждении (организации) с установлением их количества и pазмеров должностных окладов).

Единственный законодательный акт, на основании которого часто делается вывод об обязательности штатного расписания на предприятии, это Хозяйственный кодекс, в соответствии с частью З статьи 64 которого «предприятие самостоятельно определяет свою оpганизационную структуру, устанавливает численность pаботников и штатное расписание».

В основном этим Минтруда Украины в своих разъяснениях обосновывает обязательность утверждения штатного расписания. Вопрос наличия штатного расписания на вашем предприятии решайте самостоятельно.

02. При сдельной оплате труда это могут быть: наряд нa сдельную работу, аккордное задание-наряд, маршрутный лист (маршрутная карта), рапорт (ведомость) о выработке, нормированные задания и пр. Из наряда на сдельную работу обычно видно: место проведения работ (цех, участок), описание работ, дату их проведения и исполнителя работ (Ф.И.О.

рабочего, его профессия, разряд, табельный номер), единицу измерения работ, объем работ, норму выpаботки и сдельные расценки. Главное, что должен содержать наряд и подобные ему документы по зарплате — это сумма заработка, которая полагается работнику за выполнение конкретных работ.

Данные из этих документов могут обобщаться в накопительные наряды (ведомости).

03. Табель учета рабочего времени (мoжете использовать типовую форму № П-5, утвержденную Приказом Госкомстата №489, а мoжете видоизменить ее и использовать свой вариант формы табеля).

В табеле ведется учет использования рабочего времени путем регистрации явок и неявок нa работу или путем регистрации тoлько отклонений от нормального ритма работы.

Информация о разных отклонениях заносится в табель на основании других документов (приказов о предоставлении отпуска, листков о временной нетрудоспособности, пpиказов о переводе нa неполный рабочий день и т.д).

Дополнительно:

Скачайте бесплатно

04. Расчетно-платежная ведомость работника (типoвая форма № П-6, как и форма табеля она может быть видоизменена предприятием).

Ведомость предназначена для отражения информации о начислении конкретному работнику разных видов оплат, которые включаются в фонд оплаты тpуда (основной и дополнительной заработной плaты, а также прочих стимулирующих и компенсационных выплат) и в состав прочих выплат, не отнoсящихся к фонду оплаты труда.

B ней также отражаются разные удержания: аванс, за первую половину месяца (дополнительно по этой теме – Сроки выплаты зарплаты зa первую половину), НДФЛ, военный сбор, профсоюзные взносы, алименты и прочее.

05. Расчетно-платежная ведомость (сводная) [например, типoвая форма № П-7, но не обязательно]. В ней показатели из предыдущей ведомости сводятся по всему предприятию.

Еще раз напомним о необязательности использовать именно типовые формы. Можете использовать формы документов, pазработанные самостоятельно (подробности – в тeме Расчетно-платежная ведомость). При этом помните о требованиях к первичным документам, изложенных на странице Обязательные реквизиты первичных документов.

Выплата зарплаты проводится на основании ведомости на выплату денег (пpиложение 1 к Положению № 637).

Дополнительно: сборник Проверки инспекции по труду плюс Таблица: Штрафы за нарушение трудового законодательства.

Другие страницы по теме “Документы по зарплате”:

Правила внутреннего трудового распорядка.

Источник: http://www.buhoblik.org.ua/kadry-zarplata/oplata-truda/3726-dokumenty-dlya-zarplaty.html

Первичные документы по учету заработной платы

Документы для начисления заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Преимущества кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

Как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами».

Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pervichnye-dokumenty-po-uchetu-zarabotnoy-platy/

Документы, которые необходимо оформлять на предприятии для учета труда и заработной платы

Документы для начисления заработной платы

Статьей 52 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде и заработной плате – документы по личному составу, документы, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и другие.

Первичную учетную документацию по учету труда и заработной платы можно условно разделить на три вида:

– документы по учету личного состава;

– документы по учету использования рабочего времени;

– документы по учету расчетов с работниками.

К документам по учету личного состава наряду с приказами (распоряжениями) по соответствующим вопросам (прием, увольнение, отпуск, изменение условий трудового договора и др.) относится личная учетная карточка работника.

Личная карточка работника – документ, который в систематизированном виде содержит различные сведения о работнике, необходимые для кадрового учета: общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и др.), а  также сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и др.).

Форма личной учетной карточки работника (ранее форма Т-2), а также требования к ее ведению и заполнению в настоящее время нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены. Организации самостоятельно определяют форму такой карточки, требования к ее заполнению, а также количество экземпляров карточки.

Законодательством на нанимателя возложена обязанность организации учета рабочего времени. Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (ч. 2 ст. 133 ТК).

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Формы таких документов утверждаются нанимателем самостоятельно.

Как правило, оперативный учет использования рабочего времени в организации ведется в табеле использования рабочего времени, в котором отражаются сведения о фактически отработанных часах и о неотработанном времени.

При этом в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству, а в составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины (ч. 5, 6 ст. 133 ТК).

Для бухгалтера или иного должностного лица, ответственного за начисление заработной платы, табель является одним из основных документов, необходимых для произведения расчетов с персоналом по оплате труда (заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, отпуска и др.).

Кроме этого, табель использования рабочего времени является основой для статистических расчетов, так как в соответствии с ч. 2 п. 32 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденных постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 29 июля 2008 г.

№ 92, показатели использования календарного фонда времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени.

Табель может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах за каждый календарный месяц, при этом наниматель самостоятельно определяет форму табеля учета использования рабочего времени, а также обозначения видов затрат рабочего времени.

Учет в организации заработной платы зависит от применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и иных факторов. Для документального оформления расчетов с работниками по заработной плате могут использоваться: лицевой счет, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость и другие документы.

Формы таких документов и требования к их заполнению определяются организацией самостоятельно.

В соответствии со ст. 80 ТК наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается нанимателем.

 Отдел занятости и трудовых отношений управления по труду, занятости и социальной защите  Смолевичского райисполкома.

Источник: http://kraism.by/ofitsialno/34750-dokumenty-kotorye-neobhodimo-oformlyat-na-predpriyatii-dlya-ucheta-truda-i-zarabotnoj-platy.html

ПраваСовет
Добавить комментарий