Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается.

В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2]тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3].

Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Однако рынок труда продолжает видоизменяться, адаптируясь к новым условиям.

В последнее время не так часто можно встретить четкое разделение секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в наименованиях секретарей разных уровней. Появились новые должности: оператор ЭВМ, секретарь на телефоне, секретарь офиса, администратор, административный помощник и др.

Секретарь на ресершен (секретарь-ресепшионист) в наше время требуется все чаще: в представительства иностранных компаний, офисы совместных организаций, крупные российские компании – всюду, где поступает много телефонных звонков и приходит много посетителей.

Полагаю, что особых затруднений в оформлении работника на должность секретаря на ресепшен возникать не должно, прежде всего потому, что все перечисленные документы – Квалификационный справочник и классификаторы – носят рекомендательный, а не обязательный характер.

Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает работодателей формулировать все наименования должностей в точном соответствии с ними. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности в трудовом договоре должно точно соответствовать штатному расписанию, а не справочникам.

Извлечениеиз Трудового кодекса Российской ФедерацииСтатья 57. трудового договораВ трудовом договоре указываются:…трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации… […]

Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре.

Такой подход имеет лишь одно исключение: если по какой-либо должности (например, начальник литейного цеха) или профессии (например, электрогазосварщик, водитель) законодательством предусмотрены льготы (например, дополнительные отпуска, молоко за вредность) или ограничения (например, по продолжительности рабочего дня или запрет, в частности, для водителей работать по совместительству), то в таком, и только в таком случае наименование должности или профессии в штатном расписании должно в точности соответствовать квалификационным справочникам.

Для секретарей, на каком бы участке они не работали, никаких льгот, гарантий или ограничений законодательство не предусматривает. Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях).

Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста». Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки.

При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др.

Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.).

Попробуем пойти именно в этом направлении.

Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие». Таким образом, «секретарь на ресепшен» – это «секретарь на приеме, получении», причем имеется в виду прием и телефонных звонков, и документов, и посетителей компании.

Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера.

Тем не менее, учитывая, что эта должность, без сомнения, относится к секретарским и в некоторой степени – к административным, в ее названии должны присутствовать либо «секретарь», либо «администратор». И если вы хотите оставить в названии должности термин «ресепшен», то лучше его русифицировать и написать, например, «секретарь-ресепшионист».

Тем более что и слово «секретарь» на самом деле не русское[5], просто за несколько веков мы к нему больше привыкли.

На практике существует еще несколько наименований. Вы можете выбрать из них то, которое максимально отражает положение работника в организации и его обязанности, например:

● секретарь офиса или секретарь приемной;

● дежурный секретарь;

● администратор или администратор офиса;

● секретарь-администратор.

Можно ограничиться и одним словом «секретарь». Да и не столь принципиально название должности, важно другое – какие функциональные обязанности записаны в его должностной инструкции.

Чем же занимается секретарь? В зависимости от размера организации и специфики ее работы в его обязанности может входить:

● прием звонков на русском и/или иностранном языке, переадресация входящих звонков (часто с использованием мини-АТС); прием, передача и регистрация телефонограмм;

● прием и отправка факсимильных сообщений;

● делопроизводство в том или ином объеме:

регистрация входящей корреспонденции, передача ее по назначению;

регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

компьютерный набор и распечатка небольших по объему документов (писем, телеграмм и др.);

● прием и передача писем по электронной почте;

● поиск необходимой для работы офиса информации в интернет, печатных изданиях, по телефону;

● организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписных изданий в офис;

● хозяйственное обеспечение офиса:

закупка канцелярских принадлежностей;

обеспечение офиса расходными материалами;

закупка хозтоваров;

● координация работы офисных водителей и курьеров;

● заказ авиа- и железнодорожных билетов;

● бронирование гостиниц;

● заказ визиток,

● работа с почтовыми и курьерскими службами;

● организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации;

● встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания;

● взаимодействие с арендодателем;

● выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.

В зависимости от сферы деятельности организации, ее размера и структуры, сложившейся в организации корпоративной культуры и стиля управления перечень функциональных обязанностей может быть различным, и для их успешного выполнения требуются соответствующий уровень профессиональных знаний, определенные навыки и умения, а также деловые и личные качества.

Образование. Спрос на секретарей, образование которых ограничивается средней школой и секретарскими курсами, из года в год снижается. В зависимости от характера и объема поручаемой работы на эту должность могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее.

Опыт работы. Как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием и вовсе могут не потребовать опыта работы.

Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне – одно из основных требований к кандидатам на эту должность.

Знание основ делопроизводства.

Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Excel, Outlook, интернет.

Офисная техника. Умение пользоваться мини-АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом.

Хорошие коммуникативные навыки.

Знание делового этикета.

Знание основных правил ведения телефонных переговоров.

Грамотная устная и письменная речь.

Приветствуется знание основ конфликтологии.

Так как секретарь-ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создает благоприятный и достойный доверия имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется также коммуникабельность, ответственность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2008/sekretar_na_reception/

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся.

Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам.

То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию. Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия.

На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Секретарь на ресепшен: как оформить?
  • дПМЦОПУФОБС ЙОУФТХЛГЙС – уЕЛТЕФБТШ ТЕУЕРЫО
  • Должностная инструкция секретаря
  • Бесплатные юридические консультации
  • Должностная инструкция ресепшиониста
  • Должностная инструкция офис менеджера
  • Работа для секретаря на ресепшен
  • Должностная инструкция секретаря: обязанности, функции и права

Секретарь на ресепшен: как оформить?

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секретарь руководителя

Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС , знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.

Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями как коммерческими, так и государственными. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.

Взаимодействовать со всеми службами сотрудниками Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Общие положения 1. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании. Функции На секретаря возлагаются следующие функции: 2. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.

Документирование деятельности совещательных органов Компании. Оперативно-организационное обслуживание руководства. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.

Должностные обязанности Секретарь должен: 3. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей. Вести прием посетителей.

Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании: – оформление приказов по личному составу; – оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел; – оформление трудовых книжек; – оформление и ведение трудовых контрактов договоров ; – оформление командировочных документов; – оформление листов нетрудоспособности; – ведение табеля учета рабочего времени; – подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу; – организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др.

Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Осуществлять прием и распределение звонков.

Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии. Выполнять отдельные поручения руководства. Права Секретарь имеет право: 4. Принимать решения в пределах своей компетенции. Ответственность Секретарь несет ответственность за; 5.

Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. Сохранность документации, разглашение сведений. пользователем Valeratal. Новые темы форума. Иностранный работник пересёк границу и получил новый патент. Нужно ли его переоформлять в штате? Соглашение об обучении: перевод работника на другую должность не сразу, а через 2,5 месяца после завершения обучения??

Размещение постов в блоге Организация питания сотрудников офиса Сотрудник уволился во время испытательного срока не подписав договор. Зайти на форум Задать вопрос. Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

На должность секретаря на ресепшн назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование , опыт офисной работы не менее 1 года. Секретарь на ресепшн подчиняется непосредственно заместителю директора по документационному обеспечению управления и по персоналу.

Ветеринарный врач назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества. Распоряжениями начальника отдела документационного обеспечения управления и архивного хранения.

Положением об оплате труда и о премировании работников Общества.

дПМЦОПУФОБС ЙОУФТХЛГЙС – уЕЛТЕФБТШ ТЕУЕРЫО

Должность секретаря считается одной из самых универсальных. Хороший специалист на этой должности выполняет различные функции.

В его обязанности может входить организация деловых встреч, а также задачи, которые обычно возлагают на личных ассистентов. Фактически, должность предполагает совмещение нескольких вакансий.

Потенциальным соискателям, просматривающим предложения о работе, стоит быть готовыми к тому, что должностная инструкция секретаря окажется довольно объемной.

Должностная инструкция секретаря

Найдено 14 вакансий. На карте Сохранить поиск. Сортировать: по дате. Секретарь со знанием английского языка на ресепшен. Должностные обязанности: Работа с ПК. Встреча клиентов на ресепшн.

Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

Предоставляем бесплатную правовую поддержку населению России. В этом нам помогают лучшие юристы и адвокаты со всей страны. Какие Должностные обязанности секретаря директора школы? Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы.

На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее Извещает прокурора, защитника о дате, времени и месте судебного заседания.

Направляет требования Секретарь суда исполняет обязанности секретаря Входият ли в обязанности секретаря обязанности кадровика?

Бесплатные юридические консультации

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. Скачать в.

.

Должностные обязанности секретаря судебного заседания: Выписывает и направляет повестки о вызове в .. обязанности секретаря на ресепшене.

.

Должностная инструкция секретаря: обязанности, функции и права

.

.

.

Источник: https://bitnewsdaily.ru/semeynoe-pravo/dolzhnostnie-obyazannosti-sekretarya-na-resepshene.php

Обязанности секретаря на ресепшн

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Должностная инструкция секретаря — инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря. При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции.

Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в году. Должностная инструкция — важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности.

Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

  • Должностная инструкция офис менеджера
  • Please turn JavaScript on and reload the page.
  • Сервисы для соискателей
  • Должностная инструкция секретаря на ресепшн
  • Обязанности секретаря на ресепшн
  • Обязанности секретаря на ресепшн
  • Секретарь на ресепшен: как оформить?
  • Всё о профессии секретаря
  • Вакансии и работа секретарем на ресепшн в Тольятти

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

О проекте Каталог профессий Вопрос психологу Центр профориентации.

Сервисы для соискателей

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам телефаксу, телексу и т. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Вы едва окончили университет, у вас на руках заветный диплом, выпускной позади, а на горизонте отчетливо маячит вопрос — что делать дальше? Опыта работы — по нолям, а желание карабкаться по карьерной лестнице — зашкаливает.

Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.

Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

При трудоустройстве важно учесть, что круг обязанностей, как правило, формирует руководитель. Однако существуют специализации, которые определяют основные функциональные обязанности.

В обязанности секретаря входит просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий.

Образование, необходимое для занятия должности, — курсы секретарей.

Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС , знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на использование и обработку ваших персональных данных. Советы Trud. Введите должность. Без опыта. Секретарь на ресепшн. Москва, Ярославское шоссе д к Бабушкинская. Вднх туда и обратно бесплатный, ходит в течение дня Дружный коллектив У нас есть своя кухня, где можно Отправить другу Добавить заметку Удалить заметку Добавить в избранное Еще.

Должность секретаря считается одной из самых универсальных. Хороший специалист на этой должности выполняет различные функции. В его обязанности может входить организация деловых встреч, а также задачи, которые обычно возлагают на личных ассистентов.

Фактически, должность предполагает совмещение нескольких вакансий. Потенциальным соискателям, просматривающим предложения о работе, стоит быть готовыми к тому, что должностная инструкция секретаря окажется довольно объемной. Обычно эта должность встречается в небольших компаниях.

Секретарь выполняет административные функции.

Должностные обязанности администратора, права.. Администратор гостиницы должен знать Секретаря ресепшн;. “Должностная инструкция.

Перейти к разделу: Вакансии , Поиск Закрыть. Загрузить резюме Войти.

Всё о профессии секретаря

Найдено 4 вакансии На карте Сохранить поиск. Сортировать: по дате. Вакансии на карте.

Должностная инструкция секретаря Должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря. Должностная Инструкция Секретарь-Ресепшн.

Приволжский округ. Северо-Западный округ. Центральный округ. Частичная занятость.

Готовое резюме. Автоподнятие резюме.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Профессия: ресепшионист-администратор отеля

Источник: https://ends-hmao.ru/prochee/obyazannosti-sekretarya-na-resepshn.php

Должностная инструкция ресепшиониста

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся.

Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам.

То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.

Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д.

В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования.

Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями.

Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия.

Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией.

Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.

Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации.

Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки).

В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста.

На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.

Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.

В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей.

Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис.

При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее

.
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Ресепшионист должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

3.3. Основы делового этикета и протокола.

3.4. Техническое оснащение офиса.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7. Иностранный язык.

3.8. Стандарты делопроизводства.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Основные правила пользования оргтехникой.

3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Ресепшионист:

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.

3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.

4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

10. Выполняет смежные функции.

III. Права

Ресепшионист имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Ресепшионист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-resepshionista

Должностная инструкция – Секретарь ресепшн

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Должность: Секретарь ресепшн
Сфера деятельности: Секретарское дело
Непосредственный начальник: Руководитель АХД

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет основные параметры работы (задачи и функции, ответственность и полномочия по работе) сотрудника КОМПАНИИ на должности Секретаря ресепшн (далее – LСотрудник¦). 1.2. Сотрудник назначается на должность и освобождается от должности Руководителем АХД по согласованию с Менеджером Департамента управления персоналом.

1.3. Сотрудник непосредственно подчинен старшему секретарю (далее – LРуководитель¦).

1.4. Свою работу и отношения по работе Сотрудник строит на основе: законодательства РФ, регулирующих данную деятельность внешних и внутренних нормативных и других документов, установленных в Компании правил и процедур, Положением о АХД, настоящей Должностной инструкции.

2. ОБЩИЕ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКА

2.1. Обеспечение приема и передачи информации Компании (телефонная связь, факсимильная связь, почта).
2.2. Организация приема гостей и посетителей, сервисное сопровождение переговорных процессов.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СОТРУДНИКА

3.1. Прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, почты (см. Правила приема информации). 3.2. Обеспечение приема, учета и хранение документной информации.

3.3. Организация централизованного контроля и учета процедур Компании:

3.3.1. Заказ переговорных комнат 3.3.2. Заказ пропусков 3.3.3. Заказ курьерских служб 3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений. 3.5. Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.

3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СОТРУДНИКАМИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

С кем По поводу чего Периодичность
Старший секретарьПриказы, распоряжения, указанияПо мере необходимости
Планы, ОтчетыЕжемесячно
Сотрудники всех структурных подразделенийВзаимодействие по передаче входящей информации, приему гостей, сопровождению переговоров, учета заказа переговорных, пропусков, водителей и курьерских службПостоянно
Получает: – Устные распоряжения, электронные заявкиПо мере необходимости
Предоставляет: – Обеспечение необходимых условий трудаПо мере необходимости

5. ПОЛНОМОЧИЯ ПО РАБОТЕ

Сотруднику для более эффективного выполнения работы предоставлены следующие полномочия: 5.1. Предварительный просмотр поступающей документации и передача документов адресатам. 5.2. Прием и определение приоритетности телефонных звонков. 5.3.

Запрашивать лично или по поручению Руководства Компании от структурных подразделений информацию и документы, необходимых для выполнения его должностных обязанностей. 5.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

5.5.

Докладывать Руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

6. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ СОТРУДНИКА

Сотрудник несет ответственность за: 6.1. Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации. 6.2. Ненадлежащий прием посетителей. 6.3. Неправильное использование переговорных, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров. 6.4.

Выполнение планов работ, установленных Руководителем, приказов и распоряжений Руководителя. 6.5.

При переходе на другую работу или освобождении от должности Сотрудник ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему Руководителю. 6.6.

Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

6.7. Выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

7. ПРОЧИЕ ВОПРОСЫ

7.1. В соответствии со сложившейся ситуацией или по распоряжению Руководителя на Секретаря ресепшн могут быть возложены обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, но не противоречащие правилам внутреннего распорядка, ТБ и ПБ.
7.2. Прочие вопросы решаются в установленном в Компании порядке.

2009-04-19

>

Источник: http://www.hr100.ru/wmc/readme/local/loc02/di02/di0210/?id=1240167692

ПраваСовет
Добавить комментарий