Как правильно подписать папки в архив

Как правильно подписать папки в архив

Как правильно подписать папки в архив

Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг.

Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист. Ольга 20 10 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.

У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в году, а документы вложили туда года.

Вот и вопрос: На обложке дела указываются крайние даты документов дела: Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в году, вложен документ года, это должно быть отражено на обложке дела.

В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. . дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках-регистраторах.

Порядок расположения документов в архиве определяется. размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;.

Как правильно передать документы в архив организации? Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают. Между.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см. Объясним, зачем это делается.

Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. Согласно п. Но это должно быть скорее исключение, чем правило. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее.

Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне.

Передаем дела в архив по всем правилам

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки не менее 7 см.

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия. На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. : учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое.

Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз.

Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1, см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.

Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Квитанция на оплату госпошлины. Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения при необходимости.

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы , и лист А. Лист Б сшивать не нужно.

Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки. Советуем прочитать статью про стоимость лицензии на продажу алкоголя , там же рассказано как ее оформить. О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.

Как подписать папки с документами

Как упорядочить документы в офисе Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович. Когда в документах нужно наводить порядок Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно см. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки не менее 7 см.

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия. На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Оформляем дела на постоянное хранение

Размещение документов в хранилище 4. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

Порядок расположения документов в архиве определяется планом схемой их размещения. Средства хранения 4.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как правильно передать документы в архив организации? Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают. Между. Как правильно сшить документы в архив. как правильно сшить Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см. Итак .

Заверительную надпись должен подписать руководитель организации. Следует. Чтобы упорядочить файлы и папки вручную придется потратить не один час, документов/Как ПРАВИЛЬНО хранить документы/ ЛУЧШИЕ папки для хранения .

для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве!.

Источник: https://saintgeorge.ru/byudzhetnoe-pravo/kak-pravilno-podpisat-papki-v-arhiv.php

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства.

Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации. Этап 1. Изучите документы. Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий видов, типов для сортировки; если нужно — подкатегорий подвидов, подтипов.

Например, основная категория документов — договоры, их подкатегории — договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т. Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку.

Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры. Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии.

По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить. Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы лотки, папки, короба. Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов. Идеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

В них удобно подшивать отработанные документы с выполненными заданиями, поручениями. На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

Обычно в папку подшиваются документы одной категории подкатегории. Если документы одной категории подкатегории не помещаются в одну папку, их распределяют по томам — папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний — сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск. После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки.

Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки.

В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список можно вручную другие документы — по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др. Систематизация документов — только часть работы.

Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation.

Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Как упорядочить документы в офисе. Советует делопроизводитель.

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки?

О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович. Папки-скоросшиватели В них удобно подшивать отработанные документы с выполненными заданиями, поручениями.

Короба Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена — они самые легкие. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии.

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности Должностная инструкция специалиста по организационному и документационному обеспечению.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе.

Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Обложка дела – образец оформления

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Фото предоставлены компанией 20 октября на форуме Клерк.

Подписать папку с документами образец

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж.

Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно. На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.

Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Как подписать папку

.

.

.

.

.

Источник: https://cafe-lawyer.ru/trudovoe-pravo/kak-pravilno-podpisat-papki-v-arhiv.php

Наводим порядок в архиве

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела далее обязательно будет образец.

Как создать идеальный архив бухгалтерских документов

Мало ли какие сведения в этой макулатуре обнаружатся.

Мы составляем акт, что комисия в составе подтверждает, все документы по перечню сожжены в их присутствии я так понимаю что многие “дрелят”?

Пора бизнес открывать по изготовлению какой-нить сшивалки joper Мы сдаем в макулатуру, так как когда разрабатывается проект лимитов на загрязнение окр. Иначе, если макулатуру не сдаешь, то все получается дороже. А какие-такие секреты могут быть в первичке 5-летней давности?

Тавита , Пару раз так накололась! Gloriya , Не обощайте.: А если выездная или еще посерьезнее проверка с выемкой документов? За один день все года не прошьете.

UNA , А с выемкой документов – это вообще клиничиский случай по-моему Хотя каждый по-своему делает Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах.

По мне очень удобно. Единственный минус – за 1 раз пробивает не более 20 листов. Гребенки бывают разные по размеру от 10 до – листов.

Например, если выездная просит: Счета фактуры выставленные и полученные за 3 года, нужно уточнять, какие именно?

Нас десят лет никак не проверяли, так что то, что мы 7 лет не прошивали уже облегчение труда. Все это дело вкуса Gloriya Можно, конечно, 10 дней прошивать горы документов, а можно заранее подготовиться к неминуемым событиям; Капитон 10 лет не проверяли Я пользуюсь брошуратором.

Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах не очень удобно кольца.. Галиха Нам на прошлой работе все делал архивариус. Мы нанимали и платили денежки.

UNA 10 лет не проверяли Причем 3 организации в разных налоговых! Я вот директору всегда говорю, что видать налоги переплачиваем, вот и не трогают: Ну НДС камералят, когда возмещаем. Но я это проверкой особо не считаю.

Выездных не было Как вариант: Капитон , Прикольно весь стеллаж тогда получится с торчащими бумажками Особенно если в одной папке сшиты несколько счетов например 01,02,03,08,09 и т.

Блик , Я придерживаюсь мнения, что сшивать все-таки не очень удобно, во-первых: А , Там кольца внутри, а основание этой гребенки монолитное, я печатаю на самоклеящейся бумаге название папки и клею на гребенку или подписываю маркером.

Без подписи никак. Если получится завтра фотки выложу, словами сложно объяснить. Только тогда не очень понятно в чем разница с арочным механизмом?

Или дело в экономии места? А место действительно экономиться. Светлана , Все это делается на случай проверки, может ведь быть и аудит, как обязательный, так и добровольный правда не у всех конечно – дешевле когда аудиторы работают не на месте, а забирают документы, а для этого они должны быть сшиты.

Но и вообще мне кажется это правильным, потому что во всех документах должен быть порядок! Irinoke , Проверяющие нам сделали замечание, что входящие счета-фактуры не прошиты.

Теперь вот сшиваем. Если не сложно, выложите фотки, пжт. Для понимания, что искать. Может контакт дадите, где покупали.. Я вот нашла в инете станок за , но он тоже с дрелью и иголками-нитками Не в целях рекламы, но вот ссылка на этот “прошивщик” http: Переймем его у вас обязательно!

Спасибо за подсказку. Беру коробки из под бумаги, аккуратно вырезаю стенки – корочки для архива готовы. А то скоросшиватель уж больной тоненький. Потом эти картонки дыраколю, беру проволоку с нитками и иголками замаялись , достаю документы и нанизываю на проволоку под реестр.

Поверх картонки наклеиваю красивую бумажку с названием что это. Так картонки жесткие то это можно и ложить и ставить на полку. А вот недавно для суда с клиентом понадобились документы, так проволочку раскрутили, документы достали а потом так же аккуратно положили на место. И при встречных а их много документы для копий удобно доставать.

UNA Проверяющие нам сделали замечание, что входящие счета-фактуры не прошиты. Повод для расстройства?

Архив без пыльных полок или способы организации архива документов предприятия

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Оформление обложки документа.

В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. . дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках-регистраторах.

Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей: Готовим бумаги для прошивки.

ПраваСовет
Добавить комментарий