Опись для личных дел

Опись для личных дел

Опись для личных дел

Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк. Что должно храниться в личном деле сотрудника. Лист ознакомления с личным делом. Права и обязанности главного бухгалтера: ФЗ Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

  • Опись документов личного дела
  • Внутренняя опись документов личного дела: образец 2019
  • Опись в личное дело работника скачать
  • Внутренняя опись документов
  • Внутренняя опись документов личного дела
  • Составляем опись дел

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Прибыль.

Опись документов личного дела

Опись документов в личном деле работника – образец данного регистра представлен в этой статье – предусмотрена действующими архивными правилами.

Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже. Где можно найти образец описи документов из личного дела работника? Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Личные дела сотрудников в негосударственных немуниципальных компаниях отнесены к архивным документам частной собственности подп. Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от В соответствии с п.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле.

Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами приложения 2, В отличие от другой ценной документации у которой опись, как правило, располагается последней по списку , в личном деле она находится в самом начале.

В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:. При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле.

Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением. С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке.

Опись должна быть подписана составителем обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело с обязательной расшифровкой его должности и Ф. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец. Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК.

Присоединяйтесь к нам в соц. Вам помогут документы и бланки:. Зачем нужна опись? Порядок составления описи Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Порядок составления описи Личные дела сотрудников в негосударственных немуниципальных компаниях отнесены к архивным документам частной собственности подп.

Что касается срока их хранения, то он составляет: не менее 75 лет, если они были созданы до года подп.

Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах: номер по порядку; индекс; дата составления или крайние даты и срок хранения ; заглавие; номера листов.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте: Скачать образец Итоги Личные дела сотрудников должны содержать опись. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья.

Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваш вопрос.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.

Личное дело папка работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности одним словом конфиденциальная информация.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле папке сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов бумаг , которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован.

Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела.

Опись в личное дело работника скачать

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.

Личное дело папка работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности одним словом конфиденциальная информация.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле папке сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов бумаг , которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован.

Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от

На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие.

Кадровик любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать? Читайте о порядке подготовки, скачайте образец.

Внутренняя опись документов

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться. Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет.

В любой организации бывают случаи, когда нужно быстро найти сведения о работнике, срочно внести изменения в его персональные данные. Для этого нужно сформировать личное дело сотрудника.

Акция месяца 8 88 Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника. Скачайте образец описи и список обязательных документов.

Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах. На лицевую сторону папки подклеивают обложку.

На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Составляем опись дел

Внутренняя опись документов личного дела — образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Скачать бланк форму внутренней описи. Скачать заполненный образец внутренней описи. Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом.

Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника.

Внутренняя опись документов личного дела – образец содержится в статье. Кроме того, можно скачать бланк описи. Из публикации также можно.

Внутренняя опись документов личного дела работника помогает правильно вести учет, легко и быстро находить нужные документы среди остальных при необходимости. Опись позволяет предоставить информацию о документации для ознакомления без необходимости каждый раз просматривать сами документальные единицы.

Опись документов в личном деле работника – образец , составленный с учетом всех встречающихся в кадровой практике нюансов, представлен ниже. Этот образец является универсальным для любой организации.

Если работодатель решил вести личные дела на сотрудников, сразу отметим, что никаких законодательных актов, регулирующих составление и ведение этого документа, на сегодняшний день не существует.

В связи с этим при создании описи кадровый работник может опираться на локальный акт о ведении личных дел сотрудников при его наличии , на сложившуюся практику и собственный опыт либо воспользоваться информацией, представленной в нашей статье.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Образец обложки личного дела. Образец внутренней описи документов личного дела.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.

Источник: https://vavilonstroi.ru/potrebitelskoe-pravo/opis-dlya-lichnih-del.php

Личное дело работника: оформление, ведение, состав, образец

Опись для личных дел

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье – особенности ведения и образцы оформления.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт. Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Документы полностью соответствуют требованиям Роструда. Попробуйте бесплатно:

Оформить личное дело работника онлайн

Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести?

Личное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:

Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике.
  2. Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся.
  3. Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних.

Для кого ведение личных дел работников обязательно и не обязательно

Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.

Важно завести личные дела на основные категории персонала:

  • руководство компании (генеральный директор, его заместители и помощники);
  • руководство структурных подразделений компании, а также заместители;
  • ведущие специалисты подразделений;
  • лица, на которых возложили полную материальную ответственность;
  • лица, зачисленные в кадровый резерв для выдвижения на значимые должности;
  • лица, которые обеспечивают функционирование аппарата управления деятельностью фирмы.

Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.

Форма и состав личного дела работника 2019

На 2019 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.

При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» и требованиями, установленными для госслужбы.

Перечень документов для формирования личного дела работника рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела

Документы, включаемые в момент приема в штатДокументы, включаемые в ходе трудовой деятельностиДокументы, включаемые при увольнении
  • копия документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
  • копия трудовой книжки;
  • копии документов о получении образования, повышении квалификации и т. п.;
  • копия СНИЛС;
  • копии документов о воинском учете для лиц, подлежащих призыву;
  • копия ИНН;
  • медицинская справка, подтверждающая прохождение медосмотра для определения пригодности к работе, в случаях, когда ее наличие обязательно в силу закона;
  • справка, подтверждающая наличие или отсутствие судимости в случаях, когда она обязательна в силу закона
  • копии свидетельств о браке или разводе;
  • копия свидетельства о рождении ребенка;
  • копия водительских прав;
  • копия договора о материальной ответственности (для МОЛ);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов, например, о повышении, переводе, применении, дисциплинарных взысканий и т. п.;
  • копии документов о повышении квалификации и т. п.;
  • справки об итогах проведения периодических медосмотров;
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности при наличии у работника таких показаний;
  • соглашения о неразглашении конфиденциальных сведений при наличии доступа к ним;
  • документы по итогам проведения аттестации;
  • докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска;
  • другие акты и уведомления
  • заявления об увольнении;
  • копии приказов об освобождении от занимаемой должности должности

Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно. Работник вправе лишь показать эти документы. Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных.

Напомним, принимаемый на работу обязан показать

  • паспорт;
  • диплом;
  • военный билет;
  • другие документы.

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2114-kak-vesti-lichnoe-delo-rabotnika-obraztsy-oformleniya

Опись документов в личном деле работника

Опись для личных дел

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.  

Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке.

Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован.

Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами.  Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела.

  Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.

Состав личного дела:

  • Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
  • Копии ИНН, СНИЛС;
  • Копии документов об образовании;
  • Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
  • Копия военного билета для военнообязанных;
  • Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
  • Оригинал заявления о приеме на работу;
  • Копия приказа по личному составу;
  • Копия трудового договора;
  • Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
  • Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
  • При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).

Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.

Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке.

В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный  акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.

Опись в личном деле сотрудника позволяет:

  • легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
  • предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).

Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.

Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).

Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.

Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:

– одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;

– вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;

– третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).

Бланк описи личного дела работника

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).

В описи личного дела рекомендовано, чтобы содержались следующие реквизиты и информация:

  • Порядковый номер документа (бумаги);
  • Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
  • Наименование документа;
  • Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта – лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7  и т.д.
  • В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
  • Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.

Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности

В заключении

Опись в личном деле сотрудника позволяет легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника, предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер). Опись личного дела представляет собой систематизированный архивный справочник, перечня документов с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/onlinebuhuchet/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika-5bc6e5553568bd00ad262337

Внутренняя опись личного дела

Опись для личных дел

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку. 

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Полезная статья: Узнайте больше о хранении личных дел

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций.

Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом.

Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

1Предоставляемые сотрудником при приеме на работуКсерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.
2Фиксирующие прием на работуЗаявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки
3Выпускаемые в период трудовой деятельностиСправки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки.

Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку.

  В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Полезная статья: Узнайте о том, как провести внутреннюю опись дела

Внутренняя опись документов личного дела может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение. Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки.

Порядок хранения персональных досье должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства.

Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении 10.

Порядок оформления внутренней описи личного дела работника

В соответствии с ГОСТом 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения, досье подшивают в картонную обложку. В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника.

Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним.

Допустимо также располагать его на обороте титульного листа.

Полезная статья: Читайте более подробно об оформлении персонального дела сотрудника

Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела.

В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено. Любая частная компания вправе:

  • оформить его в произвольной форме;
  • использовать разработанный в организации и утвержденный локальными нормативными актами бланк;

Основная информация вносится в документ в форме таблицы. К числу обязательных данных можно отнести:

  • Порядковый номер папки в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Индекс согласно номенклатуре;
  • Дата выдачи;
  • Заголовок;
  • Дата включения в материалы дела;
  • Срок хранения, определенный перечнем;
  • Примечания (графа для внесения изменений в данные);
  • Количество документов, подшитых в папку;
  • Суммарное количество листов;
  • Сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись).

Полезная статья: Читайте о том, какое место занимает внутренняя опись документов дела в технологии учета и контроля документов

Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней описи личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210900-vnutrennyaya-opis-lichnogo-dela-18-m1

Опись докумтов для личного дела

Опись для личных дел

Пример оформления описи Зачем нужен документ Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать. Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами. Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела – Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Образец внутренней описи документов дела
  • Личное дело: правила оформления
  • Внутренняя опись личного дела
  • Образец заполнения внутренней описи документов личного дела
  • Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации
  • Образец заполнения описи документов в личном деле работника
  • Внутренняя опись личного дела
  • О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ
  • Внутренняя опись документов личного дела работника: образец
  • Правила составления описи личного дела работника

Образец внутренней описи документов дела

Ответ на вопрос очевиден — тот человек, который ведет личные дела, кадровик, секретарь или сам директор. Важно, чтобы документ был понятен, достоверен и грамотно оформлен. Удобнее всего вести учет в виде таблички с графами. Первыми записями будут документы и их копии , полученные от гражданина в день его принятия на работу.

Не стоит расписывать их реквизиты, достаточно означить лишь наименование. Любая информация, которая относится к трудовой деятельности служащего и подтверждена документально, отражается в его личном деле и, соответственно, входит в реестр.

Каждый документ содержится в отдельном файле листе , которые пронумерованы. Если по какой-то причине одна или несколько бумаг изымаются из папки, это необходимо зафиксировать.

На место изъятого документа временно вкладывается другой, поясняющий, куда делся основной. Это может быть расписка, копия приказа, либо другой оправдательный документ. Также по возвращении бумаги об этом делается запись.

Обычно форма реестра набирается на компьютере, распечатывается в нужном количестве экземпляров в формате А4. К делу подшивается один экземпляр, но, если служащему понадобится копия, кадровый отдел обязан ее предоставить.

Некоторые сотрудники имеют солидное портфолио, в таком случае перечень всех документов может не уместиться на одном листе. Ничего страшного в этом нет, не нужно переписывать, уменьшая шрифт, следует просто продолжить на втором и последующих листах, нумеруя при этом странички.

Хотя внутренняя опись личного дела в не всегда является обязательным документом, относиться к ее заполнению нужно внимательно, стараясь не допускать ошибок. Если компания относится к категории госучреждений, то обязательна к использованию форма из прил.

Для прочих предприятий утвержденных форм не существует, но самым разумным решением станет применение уже готового бланка из вышеуказанного приказа.

Если же руководство сочтет его неподходящим, то можно: составлять в вольной форме каждый раз по необходимости что громоздко, неудобно и времязатратно ; разработать и утвердить ЛНА собственный шаблон.

Если бланк реестра составляется самостоятельно, следует учесть, что вверху нужно указать название предприятия, затем заголовок документа и ФИО служащего.

Личное дело: правила оформления

Номера листов дела. Дополнительные отметки например, состояние документа, в случае изъятия или возврата — причины, прочие примечания. Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Образец внутренней описи документов личного дела Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись личного дела

Тамбовский государственный университет имени Г. Данный документ ведётся социальным педагогом школы-интерната.

Личное дело комплектуется основными обязательными документами, подтверждающими личность воспитанника, его социально-правовой статус, законность пребывания в организации, имущественные и жилищные права несовершеннолетнего.

Оно ведётся с момента определения ребёнка в детский дом и до достижения им совершеннолетия. После проведенного анализа личного дела воспитанника формируются запросы в соответствующие инстанции о выдаче необходимых документов. Документы в личном деле располагаются по мере их поступления.

Делопроизводство ведется на русском языке. Документы личного дела воспитанников формируются в отдельной папке с титульным листом установленного образца. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ребенка-сироты размером 3 Х 4.

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Общие положения 1. Настоящий Порядок ведения личных дел получателей социальных услуг далее – Порядок устанавливает правила ведения, в том числе учета и хранения, личных дел получателей социальных услуг в сфере социального обслуживания поставщиками социальных услуг в Ивановской области далее – поставщик.

Поставщик назначает специалиста, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел получателей социальных услуг далее – Специалист , с внесением соответствующих обязанностей в должностную инструкцию Специалиста.

В состав личного дела получателя социальных услуг включаются заявление гражданина законного представителя , индивидуальная программа, распорядительный документ поставщика о приеме гражданина на социальное обслуживание оформляется в течение одного рабочего дня с даты представления гражданином законным представителем установленного пакета документов и документы, указанные в подпункте 2. В личное дело дополнительно включаются документы, относящиеся к личности получателя социальных услуг, образующиеся во время его нахождения на социальном обслуживании у поставщика.

Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений.

В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Разновидностью копий являются выписки. Выписка – это копия части документа.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подготовка дел для передачи в архив

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела.

Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи. Образец описи документов в личном деле работника Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи: его дату и номер; номер листа в личном деле; является документ оригиналом или копией. Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления. При увольнении работника его личное дело отправляется в архив.

Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Источник: https://oldcityhallsd.com/administrativnoe-pravo/opis-dokumtov-dlya-lichnogo-dela.php

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Опись для личных дел

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

ПраваСовет
Добавить комментарий