Правила регистрации исходящих писем в организации

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Правила регистрации исходящих писем в организации

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах.

Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов?

Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также  издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г.

Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6).

Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

– децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в  структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

– смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система.

При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы?

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления,  создаваемые – в день подписания или утверждения.

В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.

Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат  документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства.

Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.д.

Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. В качестве примера приведем следующие перечни указанных документов.

Извлечение

из Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

(утверждена распоряжением главы города Липецка от 25.12.2006 № 4837-р)

Приложение

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Общем отделе

1. Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска или командировки.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

5. Прейскуранты.

6. Технические условия.

7. Нормы и нормативы расходов.

8. Поздравительные письма.

9. Пригласительные билеты.

10. Документы по заключению коллективных договоров.

11. Бухгалтерские документы.

12. Планово-финансовые документы.

13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

14. Формы статистической отчетности.

15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой «лично».

Извлечение

из Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова

(утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А)

Приложение 1

 Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты.

4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения.

5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы.

7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса.

8. Переписка внутри администрации города.

Следует отметить, что служба делопроизводства может не регистрировать документы и по другим основаниям, например если нарушены правила оформления документов.

На какие группы подразделяются регистрируемые документы?

Регистрация документа предполагает присвоение ему регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

В инструкциях по делопроизводству различных организаций количество и названия указанных групп документов может варьироваться. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.

2005 № 536) указано, что регистрация  документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Отдельно   регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной  власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска (утверждена распоряжением мэра города Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6) предусмотрены следующие классификационные группы:

– распорядительные документы(правовые акты мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации и т.д.);

– служебные документы  (вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения, городскую Думу корреспонденция);

– исходящие документы(запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации, так и в структурные подразделения администрации города);

– обращения (предложения, заявления, жалобы граждан);

– договоры (муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города).

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) отдельно регистрируются:

– служебные письма от организаций;

– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

– правовые акты Губернатора, Председателя Правительства Омской области и акты Законодательного Собрания Омской области;

– решения и постановления Омского городского Совета;

– документы для служебного пользования (ДСП);

– телеграммы;

– исходящая корреспонденция.

Что обозначают буквенные индексы в номерах распорядительных документов?

В регламентах и инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления наблюдаются некоторые терминологические различия при описании документов, фиксирующих управленческие решения.

Эти документы могут обозначаться и как правовые акты (нормативные правовые акты), и как распорядительные документы. Следовательно, нет единства и в названиях разделов, посвященных регистрации этих документов.

Вместе с тем существуют общие требования описания таких документов. Рассмотрим некоторые из них.

Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов (например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т.д.).

Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов.

Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания). Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа.

Различия наблюдаются в принятых системах нумерации распорядительных документов.

Так, распоряжениям главы администрации города Саратова присваиваются порядковые регистрационные номера: по основной деятельности – с буквой “р” (например, 236-р), по личному составу – с буквами “лс” (например, 132-лс).

Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям – номер с индексом “-р”, распоряжениям по личному составу – номер с индексом “-рл”, распоряжениям о командировании работников – номер с индексом “-рк”.

Развернутая система аббревиатур, дополняющих порядковые регистрационные номера распорядительных документов, закреплена в Регламенте Правительства Москвы (утверждена постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП). Распорядительные документы имеют следующие обозначения:

указы Мэра Москвы – “УМ”;

распоряжения Мэра Москвы – “РМ”;

постановления Правительства Москвы – “ПП”;

распоряжения Правительства Москвы – “РП”;

распоряжения заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы – “РЗМ”;

распоряжения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы – “РР”;

приказы руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы – “КПР” (приказы по личному составу), “ДПР” (приказы по основной деятельности).

Следует отметить, что буквенные индексы используются не только в регистрационных номерах распорядительных документов.

Так, договорам, подписанным Правительством Хакасии, присваивается порядковый номер с индексом “д” или “дх”, если договор носит хозяйственный характер (Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия, утвержденная постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 № 337).

Как регистрируются совместные документы?

На документах, составленных совместно несколькими органами (должностными лицами), указывается единая дата

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2007/pravila_registracii/

Регистрация исходящих документов

Правила регистрации исходящих писем в организации

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Регистрация исходящих писем в организации

Правила регистрации исходящих писем в организации

Приказ по делопроизводству По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Регистрация исходящих и входящих документов
  • Регистрация входящих/исходящих писем
  • Помощь: Правила регистрации исходящих документов
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Правила регистрации документов в вопросах и ответах
  • Программы для бизнеса
  • Регистрация электронных писем в организации. Обработка входящей корреспонденции
  • Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации(2018г)
  • Журнал регистрации исходящих документов
  • Регистрация документов

Регистрация исходящих и входящих документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована. Завершаться визой руководства.

В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа — оборотной части обложки — проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда , а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Какие данные указывать при заполнении Журнал устроен достаточно просто: Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки.

Датой считается день подписания. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала — 1, второй — 2 и т. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.

Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема в несколько строк могут вообще не иметь наименования.

Тогда это графа остается пустой. Кем подписана исходящая бумага. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Вариации Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации.

Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Виды пересылаемых документов Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Регистрация входящих/исходящих писем

Контролировать исполнение документов ответственными работниками. Следить за способами отправки корреспонденции. Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет. Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Общие вопросы Нормативный документ по входящей корреспонденции. Исходящие документы в организации Регистрация входящих документов – обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Однократность регистрации Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз.

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. Если документ поступил в организацию разными способами сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением , то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Uncategorized Регистрация электронных писем в организации. Обработка входящей корреспонденции Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма – можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу “Отметка об исполнении” для контроля исполнения документов.

Источник: https://a-zwoodfurniture.com/zemelnoe-pravo/registratsiya-ishodyashih-pisem-v-organizatsii.php

Учет исходящих писем и входящих

Правила регистрации исходящих писем в организации

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

  • Регистрация входящих документов
  • Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
  • Регистрация входящих/исходящих писем
  • Исходящие документы в организации
  • Журнал регистрации входящих и исходящих документов
  • Регистрация документов
  • Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией
  • 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
  • Регистрация исходящих и входящих документов

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов.

Регистрация входящих документов

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:. Они не имеют официально утвержденной формы.

Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь. В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:. Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку.

Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить. Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Редакция Задать вопрос юристу Контакты.

Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии.

Источник: https://carmanov.ru/dolgovoe-pravo/uchet-ishodyashih-pisem-i-vhodyashih.php

Исходящие документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Правила регистрации исходящих писем в организации

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

  • что такое исходящие документы организации;
  • какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;
  • как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
  • какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2016 году;
  • как организован документооборот исходящих документов;
  • как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации

Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.

Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.п.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.

Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы: приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в 2016 году

Учет исходящих документов в 2016 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2016 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2016 году

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

  • индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф – факсом, э – по электронной почте);
  • дата регистрации;
  • дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
  • наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
  • краткое содержание документа, отражающее его суть;
  • отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
  • сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
  • примечание.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210252-qqq-16-m3-ishodyashchie-dokumenty

Как вести учет исходящих писем

Правила регистрации исходящих писем в организации

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
  • Регистрация исходящих документов
  • Исходящие документы в организации
  • Регистрация исходящих документов
  • Журнал регистрации исходящих документов
  • Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?
  • 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
  • Журнал регистрации входящих документов
  • Журнал регистрации исходящих документов. образец, бланк 2018

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет.

Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя.

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо — не письмо, а только его проект. Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное.

То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:. Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:.

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным.

Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо! Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер.

В учетную форму регистрации исходящих документов журнал, книга вносится следующая информация:.

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте , то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело. Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один — визовый — останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги.

Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне. Визовый экземпляр исходящего письма — это не копия.

Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сегодня случайно зарегистрировала под одним регистрационным номером 2 документа, для одной и той же организации, но разные по содержанию и отправила.

Какими могут быть последствия?

Добрый день! Ошибка не критическая, хотя и досадная. Можно вдогонку по факсу или по электронке отправить копию письма с нужным номером.

Если же предпочтете не звонить, оставьте как есть. Но тогда последствием будет путаница с ответами, придется разбираться, на какое из двух писем получен ответ. В будущем это может осложнить переписку. Добрый день. Вот такой вопрос.

Наш юр. На них проставляется регистрационный номер. Но через некоторое время они возвращаются обратно уже с печатью от клиента.

У нас электронная система, так что PDF в этом случае уже имеет другой вид и нам надо опять регистрировать документ?

День добрый! Не совсем понятно, почему ваши исходящие письма с печатью клиента возвращаются обратно. Речь идет об отметке о принятии письма, входящем номере клиента?

Если да, то не нужно их регистрировать как входящее, это не входящий документ. Если имелось в вид что-то другое, напишите, пожалуйста, подробнее. Подскажите, пожалуйста, если до меня в организации не регистрировались строго документы, а я хочу это ввести.

Для справок и благодарственных писем, писем-просьб должна быть разная нумерация или все это ведется в одном реестре? Все зависит от потребностей вашей организации, ведь главное, для чего создается реестр — удобство поиска документов.

Можно делить письма на категории и присваивать им цифровые и буквенные коды. А иногда достаточно регистрировать исходящие по порядку в одном реестре исходящих писем.

Подумайте, как будет удобно работать именно вам и именно с письмами вашей компании.

Подскажите, в папке исходящей докуметации, а в дальнейшем и в архиве, должны храниться ТОЛЬКО оригиналы писем, либо допустимо и копии с указанием местонахождения оригинала письма? У нас есть делопроизводитель, которая ведет книгу учета исходящих документов. Мое направление в работе требует большого кол -ва отправки писем в субъекты профилактики и с согласия руководителя я завела свою книгу, куда вписываю номера писем только в соответствующие органы.

Как правильно мою книгу ввести в общий документооборот организации. Не могу найти в интернете приказ. Думаю, что им и необходимо вводить книгу? Подскажите, пожалуйста! Чтобы избежать двойной нумерации документов в компании, рекомендую вам придумать цифровой или буквенный индекс, который вы будете присоединять к исходящему номеру.

Вы можете внести изменения в инструкцию по делопроизводству, если она есть. Если инструкции нет, изменения можно оформить простым приказом по организации. У меня возникли проблемы относительно регистрации исходящих документов.

Я работаю секретарем в небольшой фирме, занимаюсь и закупками и делопроизводством. Так вот заявки на закупку и другие исходящие документы веду по одной нумерации и все регистрирую в одном журнале.

Заявок на закупку бывает очень много и я задумалась о том чтобы вести отдельную нумерацию по заявкам на закупку и отдельную по остальным исходящим документам.

Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации? И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?

Источник: https://mgs-airsoft.ru/administrativnoe-pravo/kak-vesti-uchet-ishodyashih-pisem.php

ПраваСовет
Добавить комментарий