Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Стандартная форма табеля учета рабочего времени

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

В части 3 статьи 91 Трудового кодекса РФ отмечается обязанность каждого работодателя по ведению учета времени, которое отработал сотрудник. Для этого вводится форма табеля учета рабочего времени. Она может быть двух видов.

При совместном ведении учета времени и оплаты труда работника используется форма Т-12. Если данные обрабатываются в автоматическом режиме, то применяется бланк Т-13. Частично они заполняются специальной программой. В этом случае указываются данные работника (ФИО, структурное подразделение, должность), а также номер по табелю.

Табель должен заполняться ответственным лицом. После этого документ передается на подпись начальнику отдела, сотруднику кадровой службы и бухгалтерии. Важно знать, какой предусматривается порядок внесения данных в 2019 году.

Зачем он необходим

Форма табеля учета рабочего времени составляется для достижения нескольких целей.

Документ потребуется для предъявления в компетентные органы:

  • Бумага обязательно предоставляется в бухгалтерию. На основании ее производится начисление заработной платы. Также документ может подтвердить, что сотрудник выполняет свои обязательства.
  • Табель предоставляется в Налоговую службу. Инспекторы проверяют начисление и удержание налоговых сборов, ведут учет рабочего времени в соответствии с выплаченной заработной платой.
  • Заинтересоваться табелем могут сотрудники ФСС. Документ необходим для проверки правильности выплаты пособия при нетрудоспособности.
  • Если в компании работают иностранцы, то проверить табель могут представители миграционной службы.
  • С целью выявления нарушения трудового законодательства документ может потребоваться сотрудникам Трудинспекции. Если они обнаружат отклонения, то возможно привлечение работодателя к ответственности с освобождением от занимаемой должности.
  • Если между работодателем и сотрудником возникают споры, то документ предоставляется в суд в качестве доказательств.
  • На основании документа статистические органы составляют отчетность.

Кто обязан это делать

Все бюджетные организации обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников.

Заполнение бланка производится:

  • представителем кадровой службы;
  • начальником структурного подразделения;
  • специалистом для ведения табеля.

Документ является очень важным. При этом небольшие организации могут не составлять его. Но для крупных компаний в обязательном порядке предусмотрен табельный учет.

Ведение осуществляется на основании принятого в учреждении порядка. Документ может составляться один на всю фирму, а также для одного подразделения.

Новый документ составляется каждый месяц. Он имеет порядковый номер в соответствии с номером месяца составления.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Заполнение производится вручную или с помощью программы excel. Но даже после внесения данных в электронную таблицу готовится печатная форма для утверждения и подписания.

Бланк табеля учета рабочего времени Т-12:

Порядок применения

В предприятии может быть разработан собственный бланк учета. Но он должен содержать основные данные, которые имеет унифицированная форма. Ее можно найти в программе по кадровому учету. Также скачать бланк разрешается в интернете, воспользовавшись поиском. Предоставляется форма для заполнения бесплатно.

Обозначения, используемые в документе, имеют цифровое и буквенное выражение. Норма труда обозначение либо буквой Я, либо кодом 01. Сами по себе шифры не проставляются. Они должны расшифровываться подтверждающими документами.

Табель содержит сведения о:

  • служебных поездках;
  • отпуске;
  • больничных.

Оплата труда отражается в виде четырех цифр. Если начисляется заработная плата, то проставляется код 2000. При заключении гражданско-правового договора ставится 2010, ухода в отпуск – 2012, а в случае временной нетрудоспособности 2300.

Табель закрывается в последний день месяца. После составления документа утвердить его должен начальник структурного подразделения, кадровая служба. После подписания документ передается бухгалтерам для начисления заработной платы.

Важным моментом является двойное предоставления табеля. Сначала отправляется часть для расчет аванса. Второй документ потребуется по окончании месяца.

После отработки документ необходимо подшить в специальную папку. В конце года она передается в архив на пять лет. При вредной и опасном производстве хранение осуществляется в течение 75 лет.

Прочие критерии обзора

Для правильного заполнения необходимо ориентироваться на образец 0504421 формы, которая используется по ОКУД для учета рабочего времени в бюджетных организациях, а также Т-12 и Т-13 для всех остальных учреждений. Выделяют основные правила, детали и варианты ведения учета.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Варианты заполнения

Табель может быть заполнен сплошной регистрацией, когда учитываются явки и неявки сотрудника на работу, а также отражением только нарушений трудового режима (неявка, опоздание). Они отличаются по способу внесения данных в форму Т-13.

В первом варианте верхняя строка служит для внесения специальных кодов. Они указываются для отражения затрат рабочего времени. В нижней части прописывается продолжительность отработанного времени по часам и минутам в соответствии с кодами.

При осуществлении ведения методом сплошной регистрации прописывается фактическая работа лица.

Специальные обозначения (коды) используются в верхней строке при:

  • ежегодном оплачиваемом отпуске (ОТ);
  • нетрудоспособности по больничном листу (Б);
  • отпуске без содержания (ДО);
  • исполнении гособязанностей и невыходе на работу в данные период (Г);
  • дополнительном отпуске без содержания (ДБ).

При этом нижняя строка остается пустой. Графы 5 и 6 содержат количество дней, которые отработал сотрудник, а нижние строки отражают часы за учетный период. В втором случае в табель вносятся только отклонения работника, к которым относят трудовую деятельность в выходные дни (РВ), опоздания и т.д.

Ведения учета при неявках осуществляется в днях (Б – временная нетрудоспособность, К – командировка). Верхняя строка содержит кодовое обозначение, а нижняя остается пустой.

Бюджетные организации заполняют форму 0504421. Для остальных предприятий предусмотрены бланки Т-12 и Т-13. Они необходимы для учета с помощью турникетов.

Образец заполнения формы Т-13

Главные детали процедуры

Табель состоит из нескольких страниц:

Первая страницаСодержит графы, в которые вносятся общие данные. К ним относят наименование организации согласно учредительным документам, структурное подразделение, номер табеля, дата заполнения, период отражения сведений.
Вторая и третьяИмеют таблицу для предоставления сведений о часах, который отработал сотрудник. Данные дублируются в личной карточке для исключения ошибок. Также прописывается номер по табелю, который присваивается каждому лицу.
ЧетвертаяПредоставляются сведения о расчетах оплаты труда. Данные вписывает бухгалтерия по окончании отчетного периода.

Заполнение табеля происходит в первой половине дня. Но если сотрудник работает посменно, то ориентируются на графики смен. Также стоит учитывать отсутствие работника по уважительной причине при невозможности подтвердить ее документально.

Это правило относится к сотрудникам, находящимся на больничном. Ведь лист нетрудоспособности выдается по окончании болезни, в то время как человек будет уже отсутствовать на рабочем месте.

Важно подтвердить все записи распорядительными документами. К ним относят приказы, на основании которых сотрудник отсутствует. Только при их наличии данные могут быть внесены.

Основные правила

Выделяют несколько правил составления и заполнения документа об учете рабочего времени:

  1. Табель предоставляется в единичном экземпляре.
  2. Заполнение ведется как вручную, так и с помощью компьютера.
  3. Создание документа входит в обязанности кадровиков, бухгалтеров, начальников отдела в соответствии с приказом.
  4. Подготовка табеля производится за несколько дней до окончания месяца.
  5. Титульный лист содержит наименование организации, дату составления бланка.
  6. Далее размещается таблица учета и все данные о сотрудниках (ФИО, номер дела).
  7. Для каждого работника прописывается количество отработанных часов.
  8. Бумага или электронная форма заполняется ежедневно.
  9. Удаление полей или граф не предусматривается.
  10. При возникновении форс-мажоров вносятся числовые и буквенные коды.
  11. После заполнения проставляется подпись начальника учреждения или отдела.
  12. За подлинность предоставляемых сведений отвечает сотрудник, который ведет табель.
  13. В бланке т-12 отражается как учет рабочего времени, так и оплата труда.

Нюансы ячеек в форме табеля учета рабочего времени

Необходимо рассмотреть особенности ячеек при заполнении формы Т-12, которая практически идентичная бланку Т-13:

  1. Верхняя часть документа содержит название учреждения в соответствии с регистрационными документами.
  2. Далее отражается номер табеля и дата составления.
  3. Ячейка Отчетный период содержит первое и последнее число месяца.
  4. В первый столбец первого раздела вносится порядковый номер сотрудника.
  5. Второй и третий столбец заполняются в соответствии с личной карточкой.
  6. В четвертой и шестой графе отражаются затраты рабочего времени и количество отработанных часов.
  7. Пятый и седьмой столбец необходимы для отражения промежуточных результатов за часть месяца в виде дней и часов.
  8. С 8 по 17 столбец сведения вносятся в конце периода.
  9. 14 и 16 столбцы содержат сведения о дня и часах.
  10. Если человек не явился на работу, то в 15 графу вносится кодовое обозначение неявки.
  11. При наличии выходных и праздничных дней заполняется 17 столбец.

Примеры оформления таблиц

Заполнять бланк можно, указывая все явки и неявки каждый день или отмечая только отсутствие на работе и опоздания. Рассмотреть необходимо первый вариант.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Графы 2 и 3 отражают фамилию, имя, отчество работника и его номер. Далее четвертая графа содержит сведения о невыходе на работу (код, количество часов по факту).

Выделяют основные коды, которые могут вносится в документ:

  • при полной отработке дня ставится Я;
  • выходные дни обозначаются В;
  • в случае отъезда в командировку ставится К;
  • при временной нетрудоспособности проставляется Б;
  • если сотрудник в отпуске, использовать для отображения необходимо код ОТ.

По окончании месяца подсчитывается количество дней и часов по факту. При этом верхняя часть пятой графы содержит сведения о днях, а нижняя – о часах.

Для расчет зарплаты используются графы 7, 8, 9.

В них вносятся кодовые обозначения:

  • оплата труда и командировки прописываются как 2000;
  • при нахождении в отпуск используется код 2012;
  • в случае нахождения на больничном ставится 2300.

Седьмая графа содержит сведения о оплате труда, а восьмая – счет по данным затратам. Девятая графа отражает количество дней и часов.

Неявки также имеют кодовое выражение.

Необходимо использовать:

  • при командировках К;
  • нахождении на больничном Б;
  • отпуске ОТ.

Сроки хранения

Табель должен храниться определенное количество времени:

Для чего используютСрок
При подсчете налога на прибыльПо истечении налогового периода в течение четырех лет
При ведении первичного бухгалтерского учетаВ течение пяти лет после окончания срока учтенной в расходах платы
Для начисления взносов в ФСС, ПФР, ФОМСШесть лет
При учете документации по сотрудникамПять лет после составления при нормальных трудовых условиях
В течение 50 лет при работе на вредном и опасном производстве

Нестандартные ситуации

Некоторые ситуации имеют нестандартный характер. В этом случае они отражаются по особенному в табеле учета рабочего времени.

  • Работник может заболеть при нахождении в отпуске. Если он предоставляет лист нетрудоспособности после выхода, то в табель в эти дни вносится код Б вместо ОТ. При этом отпуск продлевается. В случае невыхода сотрудника из отпуска в связи с болезнью, ставится НН, что означает невыясненные причины. Когда будет предоставлен больничных лист, кодировка исправляется на Б.
  • При наличии праздничных дней в отпускной период, они отмечаются кодом В. Это день не будет считаться оплачиваемым отпускным.
  • Если работник не выходит на работу, уходя в отпуск без содержания, то отмечается ДО при предоставлении права по семейным обстоятельствам по разрешению работодателя. В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (свадьба), ставится код ОЗ. При возможности выхода в отпуск на основании коллективного договора, ставится ДБ.

Табель необходим для правильного начисления заработной платы. Поэтому к его заполнению необходимо подходить с особой ответственностью.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/forma-tabelja-ucheta-rabochego-vremeni/

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Включение работников в форму 0504421 и их исключение из нее в обязательном порядке производится на основании следующих документов: — по учету кадров; по использованию рабочего времени; — по расчету с персоналом по оплате труда.

Строка формы табеля горизонтально делится на две части, одна из которых отображает дни (часы) явок (неявок), другая предназначена для указания условного обозначения отклонения.

К примеру, работа в ночное время имеет вид дроби, числитель которой – условное обозначение данной работы (Н), а знаменатель – количество отработанных часов. Если у одного работника в день имеется несколько отклонений, его фамилия в табеле прописывается повторно.

Вся информация о явках и отклонениях в конце месяца суммируется ответственным за ведение табеля лицом, подписывается и сдается в бухгалтерию для дальнейшего учета оплаты труда.

Табель учета рабочего времени форма 0504421

Для заполнения данной формы используются кодовые обозначения неявок на работу по различным причинам, буквенные коды можно найти на титульной листе формы 0504421.

В бланк табеля вносят прогулы, отпуска, больничный, командировку, сверхурочную работу и работу в выходной день, отмечают выходные и праздничные дни.

Полный перечень отклонений и соответствующих кодов можно посмотреть на бланке табеля учета рабочего времени ф.

0504421.

Коммерческие предприятия для учета рабочего времени могут использовать табель форма Т-12 или Т-13. Бланк и образец заполнения формы Т-12 можно скачать по этой ссылке, формы Т-13 – здесь. Бланк имеет табличную часть, в которую следует вносить буквенный код для каждого отклонения от нормального рабочего дня, а также соответствующее количество часов.

Для этих целей каждая клетка делится на две части.

Такая запись может быть сделана только на основании какого-либо документа (лист о нетрудоспособности, акт об отсутствии на рабочем месте и иные документы).

Бывает, что в один и тот же день для работника нужно отметить 2 и более отклонений. В этом случае при количестве отклонений, равным 2, кодовые обозначения и часы указываются через дробь.

Табель учета рабочего времени 0504421

Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 — это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени.

Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15.

Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.

Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс. Что собой представляет табель учета рабочего времени? Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.

Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений

Если делается запись о нахождении работника на больничном, то в качестве подтверждающего документа выступает листок нетрудоспособности.

Возможна ситуация, когда в один день в отношении одного и того же работника нужно указать два буквенных кода — сделать это можно через дробь или заполнить новую строку табеля (если кодов больше двух). Когда месяц закончится, подводятся итоги — считается общее количество переработок, дней неявок.

Важно Далее бухгалтер проводит расчет заработной платы в этом же бланке, заполняя соответствующие графы. Расчет оплаты труда сотрудникам, указанным в табеле, проводится после того, как бланк табеля будет подписан лицом, его заполнившем в течение месяца, и утвержден руководителем учреждения.

Данные табеля 0504421 используются при заполнении расчетной ведомости форма 0301010 (для госучреждений) и расчетно-платежной ведомости 0504401 (для госучреждений).

Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.

Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.

Формы табеля Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.
На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:

  • Форма 0504421 – для бюджетных учреждений и организаций. Порядок заполнения этого бланка рассмотрим в статье ниже.

Бланк табеля учета рабочего времени 2018: форма 0504421

Внимание Каждой дате соответствует своя клеточка. Если в какую-либо дату сотрудник не вышел на работу, опоздал или работал в непривычной обстановке, в эту клеточку записывается специальный код, а также число часов. Специально для этого клеточка разделена на две части.

Важным является то, что запись делается строго в соответствии с определенным документом. Бывают ситуации, когда в одну дату у сотрудника случаются сразу два отклонения, и, их оба необходимо занести в табель. В таком случае решение следующее: число часов и код записываются через дробь.

А если число отклонений за день даже больше, чем три, то для этого сотрудника заполняется дополнительная строчка формы 0504421.

Источник: http://lic-r.ru/titulnyj-list-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-forma-0504421/

Порядок Заполнения Табеля Учета Рабочего Времени

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Табель учета рабочего времени – это основной документ контроля трудового процесса.

Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов; сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании.

Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе.

Форма заполнения табеля является официально установленной и имеет две модификации – T12 и Т13.

Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать.

Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.

С 01. 01. 2013 по постановлению Госкомстата РФ организация имеет право вводить в документ дополнительные графы и страницы, модифицировать табель в пределах действующего законодательства по своему усмотрению.

СНИЛС, как его узнать? Что можно узнать с помощью ОГРН? Что такое ОКПО предприятий, читай здесь: https://buhguru. com/buhgalteria/poleznoe/poisk-okpo-ego-rasshifroa-sposoby-po. html

В табель вносятся отметки установленного образца, которые сопровождаются документами, их поясняющими.

К подобным отметкам относятся:

  1. Опоздания. Должны сопровождаться объяснительной запиской. 2. Прогулы. Сопровождаются объяснительной запиской и приказом о виде взыскания.
  2. Пропуски по болезни, отпуска по уходу за ребенком, дни донорства, пропуски, связанные с прохождением медицинского осмотра по направлению военкомата. Оформляются при наличии своевременно представленного и заполненного больничного листка или иного документа.
  3. Отпуска. Отметка ставятся при наличии заявления от сотрудника или справки из учебного заведения и приказа за подписью директора или лица, его заменяющего.
  4. Переработки. Сопровождаются документом за подписью начальника отдела, звена, отделения или бригадира.
  5. Выход на работу в выходные и праздничные дни. Сопровождаются письменным заявлением работника о его согласии с подписью непосредственного начальника.
  6. Командировки. В бухгалтерию в этом случае предоставляется командировочное удостоверение с печатью организации, датой прибытия и убытия сотрудника.

Приказ об увольнении с подписью руководителя организации прикладывается к табелю.

Правила заполнения табеля

Обязанность заполнения бланка табеля накладывается на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров в приказном порядке и вписывается в его должностную инструкцию.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

В первом титульном листе бланка табеля должно быть отражено полное название организации и структурного подразделения, если таковое имеется, дата начала ведения документа и окончания при его закрытии.

Второй лист содержит таблицу учета рабочего времени и сведения о сотрудниках.

В таблице указывается порядковый номер строки, фамилия и инициалы работника, номер его личного дела. Количество столбцов соответствует количеству дней в месяце.

В каждой ячейке проставляется количество отработанных часов или при стандартной смене учитывается общее количество дней. Выходные и нерабочие дни также отмечаются.

Внештатные ситуации: прогулы, опоздания и прочие отмечаются буквенными или числовыми кодами. Все отметки должны совершаться по факту присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

В табеле формы Т-12 отдельно ведутся 2 раздела: «учет рабочего времени и «расчет с персоналом». Во втором разделе фиксируются все выплаты и штрафы, положенные работнику, реквизиты и корреспондирующие счета для их начисления.

Табель учета использования рабочего времени составляется в одном экземпляре. Н

а документе должны присутствовать подписи руководителя организации или ее подразделения и бухгалтера.

Если заполнением табеля учета рабочего времени занимался третий сотрудник, он также должен заверить своей подписью верность и подлинность предоставляемых данных.

Согласно закону «О бухгалтерском учете от 06. 12. 2011 заполнение табеля возможно как в электронной, так и рукописной форме.

Возможные санкции при неправильно заполненном табеле

В ходе финансовых и налоговых проверок ревизоры могут обнаружить следующие виды нарушений:

  1. Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и документах первичной отчетности.
  2. Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и платежно-расчетных документах.
  3. Неверное использование обозначений кодов и не учтенные переработки и сверхурочные.
  4. Неправильный расчет сумм пособий по листку временной нетрудоспособности.

Данные нарушения могут стать причиной наложения на работодателя или бухгалтера штрафа до 5000 рублей.

Отсутствие в организации табеля учета рабочего времени согласно статье 5. 27 Административного кодекса может повлечь наложение штрафа до 50. 000 рублей на руководителя подразделения.

Залогом правильного заполнения табеля и начисления заработной платы является:

  1. Своевременное предоставление сотрудниками всех необходимых документов, обосновывающих любое несоответствие рабочему регламенту.
  2. При ведении рукописного табеля использование копий и черновиков.
  3. При невыясненной причине опоздания или отсутствия сотрудника на рабочем месте использование соответствующих кодов.
  4. Постановка отметок только при предоставлении документов их подтверждающих.

Оплата отпуска согласно трудовому кодексу. Справка 2 НДФЛ, сроки действия и примеры.

Коды, используемые в табеле учета рабочего времени:

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А. . использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи.

Учет рабочего времени Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Образец заполнения формы Т-13: Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13) Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13) Правила заполнения табеля учета рабочего времени От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю. С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Учет рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации: Бухгалтерия Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным.

При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий.
Кадровая служба Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании.

Руководитель На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются.

В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя.

Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные.

Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке.

Табель учета рабочего времени. форма т-12, форма т-13

В чем отличия формы Т-13 и Т-12? Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия.

Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Правила и образец заполнения табеля учета рабочего времени

  • период учета (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

  • номер п/п (графа 1);
  • ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
  • табельный номер – графа 3;
  • графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
  • графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
  • графы 8-13 предназначены для подсчета итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
  • 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
  • 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчеты по оплате труда производит бухгалтерия.

Составление табеля учета рабочего времени по формам т-12 и т-13

Бухгалтерия и кадры Кадровый учет Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05. 01. 2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа).

Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками.

Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни.

Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание.

Онлайн журнал для бухгалтера

Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей). Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным. Образец заявления о назначении ответственного за табель учета рабочего времени Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2018 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие.

На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика. Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени т-13

  • Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
  • По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
  • По новым работникам табель ведется с даты приема, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключен из табеля.

Источник: https://russia-ukraine.com/porjadok-zapolnenija-tabelja-ucheta-rabochego-p07/

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы [Госорганы]

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Код формы по ОКУД 0504421. Применяется государственными органами и органами местного самоуправления.

Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений обособленных подразделений.

Табель открывается ежемесячно за 2 – 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля  за прошлый месяц.

Записи в Табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

В табеле  регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений.

В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле  повторяется.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель  подписывается лицом, на которого возложено его ведение.

Заполненный табель  и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам “Сумма” (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель  используется для составления Расчетно-платежной ведомости форма по ОКУД 0504401 и Расчетной ведомости форма по ОКУД 0301010.

Табель используется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и суммы причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени  форма 0301008, Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма 0504425, другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

Расчетно-платежная ведомость форма 0504401 составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование  ведомости и лицом, проверившим ее. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру.

Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета.

При этом по графе “Сумма к выдаче” против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе “Выплаты в межрасчетный период”.

В конце Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, сверенной с общим итогом по Платежной ведомости форма 0504403, Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, подтверждаемая подписью кассира.

Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом – раздатчиком денег, то на Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 дополнительно делается надпись “Деньги по ведомости выдал – должность, подпись, расшифровка подписи”.

После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, формируется Расходный кассовый ордер на выданную сумму оплаты труда из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401.

Указанный Расходный кассовый ордер форма 0310002 на сумму выданной оплаты труда по Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров форма 0310003.

В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости форма 0504401 составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату по ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.

Источник: https://blanker.ru/doc/tabel-okud-0504421

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2019 году

Титульный лист табеля учета рабочего времени форма 0504421

Учёт рабочего времени ведётся с помощью табеля. По этому документу можно определить количество отработанных часов, нормативы рабочего времени, заполнить бухгалтерскую документацию. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей заводить на каждого сотрудника такой документ и заполнять его по мере работы. Существует инструкция заполнения и образцы табеля учёта на 2019 год.

Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ

Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.

Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

Основные функции табеля:

  1. Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
  2. Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.

В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.

Штрафы: кто несёт ответственность

За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.

Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.

За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.

Способы заполнения табеля трудового времени

Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.

Пример использования метода сплошной регистрации

Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.

Учёт рабочего времени наряду с опозданиями, неявками и сверхурочными часами

Титульный лист

Вид и содержание титульного листа не зависит от формы табеля. Если используется форма Т-13, часть реквизитов может заполняться автоматически. Например, ФИО сотрудника, его должность, табельный номер и прочие сведения.

Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.

На титульном листе нужно заполнить сведения о компании, структурном подразделении

Правильный образец: как оформить документ

Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.

По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.

Используется на предприятиях, являющихся частной собственностью

На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.

Табель учёта использования рабочего времени применяется в бюджетных организациях

Как заполнить электронный аналог

Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант — таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.

Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.

Учёт рабочего времени можно автоматизировать частично с помощью формул

: Как заполнить табель учёта рабочего времени

Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.

Особенности учёта при сдельной оплате:

  1. Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
  2. В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
  3. Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.

Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр

Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.

  • Я — работа в дневное время;
  • В — работа в праздники и выходные;
  • Н — ночная смена;
  • РВ — присутствие на рабочем месте в выходной день;
  • С — сверхурочная работа;
  • Б — дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
  • К — дни в командировке;
  • ОТ — дни планового отпуска;
  • ОЗ — отпуск за свой счёт;
  • У — отпуск на обучение в учебном заведении;
  • НН или ЗО — отсутствие на работе по неизвестным причинам;
  • ПР — прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.

При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.

Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:

  1. Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
  2. Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
  3. Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.

Как должно учитываться совмещение должностей

Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.

Стандартная форма для заполнения табеля учёта работы командированного

Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.

Правило использования разных форм табеля

На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:

  1. Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
  2. Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).

Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.

Как должен составляться отчёт: регламент

Документ заполняется следующим образом:

  1. Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
  2. Заполняется точная дата составления документа и его номер.
  3. В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
  4. В 1 разделе ставится порядковый номер.
  5. 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
  6. В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
  7. 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу — отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
  8. Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
  9. Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
  10. Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
  11. 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
  12. Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.

Ответственность за ведение и утверждение

В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.

По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.

Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Образец приказа о назначении ответственных за ведение табеля учёта рабочего времени

Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников.

Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель. Если организация насчитывает более 30 человек, учёт отработанного времени ведёт отдельный сотрудник кадровой службы.

Иногда допускается совмещение обязанностей.

Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.

Как вести учёт времени

В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:

  1. Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
  2. Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.

Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.

Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.

«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке

Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.

Составление учётного документа — это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.

Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.

В табеле учёта рабочего времени обязательно отмечают пребывание сотрудника в командировке

Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях

На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.

С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.

Если сотрудник работает во вредных/опасных условиях, то получает льготы при начислении пенсии. Тяжёлый труд на предприятии имеет вероятные негативные последствия для здоровья и жизни человека. Соответственно, в таких условиях табель хранится 75 лет.

Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты.

Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения).

Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/vedenie-tabelya-uchyota-rabochego-vremeni.html

ПраваСовет
Добавить комментарий